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Faisons un peu connaissance : mon job dans l’événementiel

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« Tu boss dans l’événementiel ? C’est TROP TOP ! Tu fais la fête souvent ! » Combien de fois ai-je entendue cette phrase ? Et à chaque fois c’est pareil. Je me dis « s’ils savaient ». J’ai donc décidé d’en faire un article !  Après 7 ans de bons et loyaux services à produire des événements d’une qualité remarquable – trop de modestie, n’est-ce pas ? – et très bientôt un Master événementiel en poche, je vous présente mon job : Event Project Manager – en Anglais please. C’est plus « in » 😉

Dream vs. Reality

Coquillages et crustacés

Dans l’imaginaire collectif, être organisateur d’événements c’est souvent bosser dans le monde des festivals, être en relation avec de nombreux artistes au sommet de leur gloire, partir en afterwork pour « brainstormer » autour d’un Mojito fraise et faire des voyages d’affaire à l’autre bout du monde, les doigts de pied en éventail sous le soleil des tropiques… Ça fait rêver, n’est-ce pas ?

événementiel

Hardworker

S’il m’arrive bien d’aller en afterwork retrouver mes compères du marketing et de l’événementiel, c’est aussi du travail ! Développer son réseau et entretenir de bonnes relations est fondamental pour un métier de la com’.  Bon d’accord, c’est un des côtés qui fait que j’aime autant mon job. Mais déroulons un peu les idées reçues.

Mon petit bureau. 

Bien que la face visible de l’iceberg – l’événement – soit souvent ce qui attire en premier, la plupart du temps je suis dans mon bureau. Hé oui ! La première étape d’un projet réussi consiste à étudier la demande et l’identité de mes clients – faire un benchmark – afin d’imaginer pour eux des expériences 100% personnalisées. Le but n’est pas de proposer une super activité lambda juste parce que c’est une super activité. L’objectif est d’imaginer ce qui va correspondre précisément aux besoins de mon client, puis à façonner tout ça pour créer un moment unique que personne d’autre ne pourra lui proposer.

Il est donc indispensable de savoir créer une stratégie forte, être à l’écoute des besoins de votre client, être novateur, se tenir au courant des dernières tendances et surtout, être créatif ! Il vous faut créer la différence, être unique. Ne vous étonnez pas si ce travail peut prendre 2 jours comme 2 semaines. Et ça deviendra vite une obsession dans votre quotidien : on y pense au réveil, au ptit déj’, sous la douche, au déj’, en promenant son chien, en regardant Game Of Thrônes…

événementiel

« …puis tes prestataires font le reste ? Peinard ! »

Euuuh. Nop. Un Chef de Projet est un véritable chef d’orchestre et doit être sur tous les fronts !

Pour commencer, il vous faudra savoir choisir les meilleurs prestataires. Et sur l’océan des possibilités du web, la tâche n’est pas si aisée ! Bien sûre, avec le temps, vous aller créer votre réseau et ça sera beaucoup plus simple. Toutefois, si l’aventure vous intéresse, vous vous éviterez beaucoup désagréments en choisissant des professionnels de qualité. Bien que le prix est un élément majeur dans la création d’un projet, en vous cantonnant à des prestataires discount, vous aurez un événement discount. CQFD.

Bref, une fois tout ce petit monde choisi – et ça va vite – il vous faudra coordonner le tout. Envoyer les fiches techniques. Gérer les plannings de chacun. Leurs contraintes. Leurs besoins. Monter une pile de dossiers. Etc. C’est un travail fastidieux qui demande une organisation millimétrée et qui exige de penser à tout pour que votre événement soit fluide et que chacun sache ce qu’il a faire et à quel moment. You can do it !

Lilou Dallas Multitâche, mon quotidien.

Entre autre, les tâches qui m’incombe sont variées et diffèrent d’un événement à un autre. Vous devez avoir des connaissances en communication, en digital, en droits, en sécurité. Parmi vos tâches, vous assurez un rôle social afin que chacun – client, prestataires, partenaires, presse… –  soit satisfaits. Vous devez également avoir des talents en design d’espace pour créer des univers uniques et en corrélation avec votre thème sans tomber dans le kitch. Vous pourrez être amené à revêtir le costume de commercial, ou encore d’attaché de presse.

En plus de toutes les qualités déjà citées, je rajouterais qu’il faut savoir gérer les imprévus et son stress. Vous aurez beau avoir pensé à tout, il y a aura toujours un petit quelques chose qui viendra chambouler votre programme ! Keep calm and carry on. Vous allez gérer ça comme un chef, et tout va bien se passer 😉

En somme, vous êtes le coeur de l’événement et sa réussite est entre vos mains ! Vous êtes bien plus qu’un organisateur, vous devez vous tenir sans cesse informé des dernière tendances et être novateur dans tous les domaines pour devenir créateur d’émotions.

Et savoir gérer les petits chats affamés qui marchent sur les claviers d’ordinateurs…

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Une diversité de possibles

Une autre chose de magique en événementiel, c’est le champ des possibles que vous offrira ce métier. En 7 ans, j’ai été amenée à travailler sur tout un tas d’événements et à remplir des missions plus originales les unes que les autres :

  • Congrès et séminaires,
  • Voyages d’affaire,
  • Festivals
  • Ecriture d’une comédie musicale,
  • Relation Presse
  • Spectacles
  • Jeux de rôles…

Et je n’ai pas encore tout vu, heureusement ! Chaque expérience est unique et apportera de la nouveauté autant dans votre job que dans les compétences qui vous sont demandées.

Mon parcours 

Vous vous sentez l’âme d’un « Event Project Manager » ? Il existe plusieurs portes d’entrées. Pour ma part, mon parcours a été un peu sinueux :

  • Après un Baccalauréat en Science et Techniques de la Gestion option Marketing, j’ai suivi une année à l’école des Beaux-Arts de Montpellier avant d’arrêter mes études.
  • J’ai repris un BTS en Communication à distance (CNED) après 2 ans à travailler, dont quelques missions en communication et en événementiel.
  • J’ai continué avec une licence Chargée de Communication en IUT
  • Enfin, j’ai réalisé un Master en Marketing Evénementiel au sein du groupe INSEEC (Sup de Pub).

Selon le milieu dans lequel vous vous projetez et le niveau de responsabilité auquel vous aspirez, je ne serais que trop vous conseiller de poursuivre vos études. Pour moi, faire un Master en école de commerce m’a permis d’obtenir de nouvelles compétences que j’ai pu exploiter par la suite en agence. L’avantage de ces structures est de vous proposer une formation dispensée par des professionnels qui vous donneront des techniques de travail fondamentales. Et qui vous permettront de commencer à développer votre réseau.

Mes projets 

Comme je le disais, en 7 ans j’ai eu la chance de pouvoir explorer de nombreux aspects du métier. Et notamment des environnements de travail très différents. En agence bien sûre, mais aussi dans le milieu associatif, directement chez l’annonceur ou encore en start up.

Toujours à la recherche de nouveautés et de challenges, je lance ma petite affaire en Novembre 2017 – à la fin de mon poste actuel –  et proposerais mes services en événementiel BtoB – incentive, voyages d’affaire, congrès, séminaires – mais également dans un second volet que j’ai pu vivre plusieurs fois et dont l’évolution au cours de ses dernières années m’attire énormément : attachée de presse.

Cette étape de ma vie étant en plein développement et le projet grandissant depuis quelques mois, je garde cela encore un petit peu secret et vous raconterais tout dans quelques temps !

Si vous avez des questions sur le job et la vie d’un Chef de Projet en événementiel, et que vous souhaitez en apprendre plus, n’hésitez pas à laisser votre petit commentaire auquel je répondrai avec plaisir ! A bientôt 😉 

Voyage à travers des univers parallèles 

De l’organisation de congrès… 

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Au jeu de rôle dans un univers Zombie  ! 

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Et pour me découvrir un peu plus, RDV sur la page « A propos » 😉 

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